Phần mềm chấm công Nextcore Portal thuộc hệ thống quản lý doanh nghiệp thông minh với nhiều module hỗ trợ vận hành. Bài viết tập trung vào quy trình từ phân ca, chấm công, xử lý đơn từ đến tổng hợp bảng công phục vụ tính lương.

Bài toán mà doanh nghiệp thường gặp trong quản lý chấm công

Ở nhiều doanh nghiệp, lịch làm việc, đơn từ và dữ liệu máy chấm công vẫn nằm ở nhiều nơi khác nhau. Cuối tháng, HR phải mất nhiều thời gian tổng hợp và đối chiếu trước khi chuyển dữ liệu sang tính lương.

Quy trình rời rạc dễ phát sinh sai sót, khó kiểm soát nghỉ phép và tốn thời gian xác minh công.

Hình minh họa môi trường doanh nghiệp.

Phần mềm chấm công Nextcore Portal kết nối các bước này trên một hệ thống, giúp quản lý dữ liệu tập trung và giảm thao tác thủ công.

Phần mềm chấm công Nextcore Portal hoạt động như thế nào?

Module Chấm công vận hành theo một luồng xuyên suốt như hình sau:

1. Thiết lập ca và phân ca cho nhân viên

Doanh nghiệp có thể thiết lập các ca làm việc theo thực tế vận hành, ví dụ ca hành chính 08:30–17:30, kèm quy định chấm vào, chấm ra và thời gian nghỉ giữa ca.

Thiết lập thời gian và quy định của ca làm việc.

Từ ca đã tạo, quản lý lập lịch và gán ca cho từng nhân viên theo từng giai đoạn.

Phân ca chi tiết theo nhóm nhân sự.

Màn hình phân ca tổng hợp hiển thị lịch của nhiều nhân viên trên cùng một giao diện và cho phép điều chỉnh nhanh ca làm theo từng ngày khi có phát sinh.

Theo dõi lịch làm việc trên giao diện calendar.

2. Nhân viên xem lịch và chấm công

Nhân viên có thể xem lịch theo tuần hoặc tháng để biết ngày làm việc, ca áp dụng và thời gian làm.

Lịch làm việc cá nhân dạng calendar.

Nextcore Portal hỗ trợ hai hình thức chấm công: trên website và qua máy chấm công nhận diện khuôn mặt.

Chấm công trực tuyến trên nền tảng số.

Khi chấm công trên website bằng điện thoại hoặc laptop, hệ thống có thể ghi nhận thời gian, vị trí, địa điểm chấm công và hình ảnh nếu doanh nghiệp yêu cầu.

Chấm công trực tiếp với thông tin vị trí.

Dữ liệu từ máy chấm công nhận diện khuôn mặt cũng được đưa về cùng hệ thống để tổng hợp và đối soát công.

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt.

Nhân viên có thể tự xem bảng chấm công dạng calendar, theo dõi công, nghỉ và phát sinh ngay trong tháng.

Bảng chấm công cá nhân theo dõi công và các phát sinh.

3. Quản lý đơn từ và các phát sinh

Nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm hay làm việc từ xa đều được tạo và xử lý trực tiếp trên hệ thống.

Đơn được chuyển duyệt theo quy trình thiết lập sẵn và liên thông với dữ liệu công, giúp HR không phải nhập lại thông tin từ nhiều kênh khác nhau.

Đơn xin nghỉ và số liệu phép của nhân viên.

4. Đối soát và chốt bảng công

Nextcore Portal tổng hợp dữ liệu theo nhiều cấp độ để HR kiểm tra trước khi chốt công.

HR có thể tra cứu từng lần chấm công theo ngày, giờ, địa điểm và thông tin liên quan khi cần xác minh.

Dữ liệu chi tiết từng lần chấm công.

Bảng chấm công chi tiết theo tháng giúp nhận diện nhanh đủ công, thiếu công, nghỉ hoặc chưa chấm công. Sau khi kiểm tra, dữ liệu có thể được khóa để đảm bảo nhất quán trước khi chốt.

Bảng chấm công chi tiết phục vụ đối soát.

Sau đối soát, hệ thống tạo bảng chấm công tổng hợp phục vụ tính lương và xuất Excel cho kế toán, giảm đáng kể việc tổng hợp thủ công.

Bảng chấm công tổng hợp phục vụ tính lương và xuất Excel.

5. Quản lý nghỉ phép tập trung

Hồ sơ nghỉ phép giúp theo dõi phép đã dùng, còn lại, nghỉ không lương và điều chỉnh số liệu khi cần.

Hồ sơ nghỉ phép theo từng nhân viên.

Nhờ đó, dữ liệu nghỉ phép được quản lý tập trung và minh bạch.

6. Linh hoạt theo chính sách doanh nghiệp

Nextcore Portal cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh quy định nghỉ phép, luồng duyệt đơn, biểu mẫu, đối tượng miễn chấm công và các thiết lập liên quan theo chính sách nội bộ.

Nhờ đó, hệ thống có thể thích nghi với cách vận hành của từng doanh nghiệp.

Thiết lập chính sách nghỉ phép trên hệ thống.

Kết luận

Phần mềm chấm công Nextcore Portal kết nối xuyên suốt từ thiết lập ca, phân ca, chấm công, quản lý đơn từ đến đối soát và chốt bảng công. Nhờ đó, nhân viên có thể chủ động theo dõi dữ liệu, bộ phận HR giảm khối lượng tổng hợp thủ công và doanh nghiệp có nguồn dữ liệu nhất quán phục vụ quản trị và tính lương.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chấm công có thể kết nối toàn bộ quy trình quản lý công trên cùng một hệ thống, Nextcore Portal là lựa chọn đáng để trải nghiệm.

Liên hệ Nextcore để được tư vấn và trải nghiệm hệ thống:

• Phone: +84 378 962 625
• Email: info@nextcore.vn
• Address: 63 Phan Đăng Lưu Street, Hai Chau, Da Nang 550000, Viet Nam